カテゴリ: #仕事の鉄板法則

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■ どうして使わないの?ユーザ辞書


 おつかれさまです。@gorolib です。

 これは、無料でカンタン、すぐに仕事が早くなる鉄板法則です。

 ユーザ辞書を使い倒しましょう!Windows にもMac にもあります。macOS の場合は、iCloud 経由で、iPhone やiPad と同期できます。

 ユーザ辞書とは、読みと単語をセットで登録し、文字を変換しやすくする機能です。

 これが、なかなか広まらない。昔からある機能ですが、使う人が増えないのです。

 PCやスマホを駆使する全社会人は、絶対に使ったほうが良い。ザ・鉄板です。皆さんどうして使わないのでしょうか…(^_^;)

参考:【Windows10】ユーザー辞書に単語を登録する方法 – 新元号「令和」を登録!変換できない当て字の漢字、日本語入力→英語変換などに ≫ 使い方・方法まとめサイト - usedoor

参考:Macの日本語ユーザ辞書を編集する/使用する - Apple サポート


■ 商品名や会社名の間違えはマナー違反


 例えば、「ま→MacBook Pro 」と登録しておけば、文字入力が格段に早くなります。

 商品名や会社名を間違えるのは、大変なマナー違反です。

 例えば、キヤノン株式会社さんは、読みは拗音(きゃ)ですが、「きやのん」が正解です。このとき、読みを「きゃ」、単語を「キヤノン株式会社」としてユーザ辞書に登録しておけば、今後、絶対に間違うことはありません。

 また、キヤノン株式会社とローマ字入力する場合。変換キー無しでも、24ストローク(kiyanonnkabushikigaisya)あります。ストロークとはキーボードを叩く回数を意味します。

 しかし、「きゃ→キヤノン株式会社」とすれば、3ストローク(kya)で済みます。これは、8倍の作業効率になります。

■ 定型文を登録すると仕事が爆速に!


 これを、定型文にも応用します。定型文とは、ビジネス文書やメールに登場する「あまり意味はないが、ビジネスマナー上必要な文」のことです。

 本文に何も書かず、見積書をメール添付する人はいません。以下のように書くのが通例であり、ビジネスマナーです。 

─────
お世話になっております。

それでは、御見積をお送りしますので、ご査収くださいませ。

よろしければ制作しますので、おっしゃってください。

引き続きよろしくお願いいたします。
─────
 
 これらが定型文です。それぞれ、4文に分けてユーザ辞書に登録しておきます。

─────
おせ→お世話になっております。

それ→それでは、御見積をお送りしますので、ご査収くださいませ。

よろ→よろしければ制作しますので、おっしゃってください。

ひき→引き続きよろしくお願いいたします。

 こうしておくと、「おせ、それ、よろ、ひき」と入力・変換するだけで、文章が完成します。

■ どうして12倍になるのか?


 次のユーザ辞書の例を見てみましょう。なお、句読点まで登録するのがコツです。

(読み→単語)
─────
・おせ→お世話になっております。
・この→この度はご用命いただきまして、誠にありがとうございます。
・こん→今後ともご愛顧のほどよろしくお願いいたします。

─────
 ose → osewaninatteorimasu.(3→20)
 kono → konotabiha,goyoumeiitadakimashite,makotoniarigatougozaimasu.(4→60)
 kon → kongotomogoaikonohodoyoroshikuonegaiitasimasu.(3→46)

 カッコ内はストロークの変化です。合計すると(10→126)となり、作業効率は約12倍になります。これは、12時間の仕事が1時間になるということです。

 1日8時間の仕事は、たったの40分(!)になるのです。これは、衝撃的だと思いませんか?

■ 登録数が増えると変換しにくい?


 ここで、ユーザ辞書の登録数が多いと、変換しにくいのではないか?という指摘があろうかと思います。

 しかし、大したことはありません。せいぜい、2〜3回変換すればすみます。ストローク数で比較すれば、全く問題ないことがわかります。

■ ホワイトカラーの生産性を爆上げしたい


 日本のホワイトカラーの生産性が悪いのって、案外こういう部分じゃないかと思うのです。

 つまり、日本の商習慣は「ほとんど意味のない定型文」で成り立っているのではないかと。

 ぜひ、たった今からユーザ辞書を取り入れてみてください!

 お役に立てれば幸いです!




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■ PCユーザ全員に教えたいっ!


 おつかれさまです。@gorolib です。

 矢印キー(カーソルキー)を連続押ししたときに、反応が遅い人は、今すぐ設定を直してください!

 試しに、文字入力中に、右の矢印キーを押しっぱなしにしてみてください。

 たたーっ!とカーソルが軽快に進む人は設定済みです。

 のそっ、のそっと進んでいく人は、「キーのリピート」という設定を見直してください。

■ 鉄板中の鉄板


 これは、鉄板中の鉄板です。

 Windows でもMac でも、初期設定では「キーのリピート」が最速になっていないのです。

 なぜか、目盛りひとつ分、遅くなっているのです。

 この初期設定については、かれこれ20年以上も疑問に思っています。そんなに敏感に動いてほしくない、という人がいらっしゃるのでしょうか…?ほとんどの人が、最速で良いと思うのです。

 私がPCを変えたら、まずやるのがこの設定です。

 ぜひ、今からお試しください!

■ macOS の場合


 環境設定>キーボード>キーボード>キーのリピート(速い)
 ※初期設定では、目盛りひとつ遅くなっているはずです。
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■ Windows の場合


 ※手元にないのであれですが、Windows10の設定はカオスなので、「キーボード」で検索してください

 キーボードのプロパティ>速度>文字の入力>表示までの待ち時間(短く)
 ※初期設定では、目盛りひとつ遅くなっているはずです。


 お役に立てれば幸いです!




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■ 新シリーズをはじめます


 おつかれさまです。@gorolib です。

 このたび、#仕事の鉄板法則 なるシリーズを始めてみました。

 デジタル大辞泉の解説では、鉄板(テッパン)とは、(もともと硬いという意味が転じて)間違いないこと、確実であることをいうそうです。

 本命や定番など、競馬や競輪での用法(鉄板レース・鉄板ネタ)が一般化したとのこと。

 古今東西、仕事には「とにかくこれはやっといて間違いがない」鉄板な法則があります。

 その情報をまとめておくのは、有意義ではないかと思ったのです。

 「それやっときゃ間違いないよ」という情報って、様々な立場の人の役に立つと考えました。

■ なんなら現地でひと仕事


 今回の鉄板法則は、「30分前行動」です。待ち合わせや会議に、30分前に乗り込んでおくということです。

 めちゃくちゃ忙しいのに、30分前行動なんてできるかーい!という方の意見はごもっともです。

 私も、かなりギリギリの時間で動くタイプだからです。年齢を重ねて、余裕は出てきましたが、若いころは「遅刻ギリギリ!んがーっ!」と叫びながら(笑)通勤していました。

■ やり方はいたってシンプル


 今回、このテーマを取り上げたのは、実際にいつもそうしている人がいるからです(Aさんとします)。

 Aさんと待ち合わせると、必ず先にAさんは到着しています。一度だけ、先に到着しているAさんをそおっと見たことがあります。カフェでコーヒーを飲み、本を読んでいるのです。

 なんて優雅なんだろうか!私は、ギリギリで汗だくで来たのに!

 しかし、やり方を考えると、それはとてもシンプルでした。

 どんな用件でも、30分の余裕を持たせておけばよいのです。

■ 予定が埋まったら別の日に


 例えば、待ち合わせが10時で1時間の打ち合わせだとしたら、9時30分から11時までの予定にしてスケジュールに埋め込むのです。1日のスケジュールが埋まってしまったら、別の日にしてください、と言えば良いのです。実にシンプルです。

 相手が早く来たら、それに合わせてスタートすればよい。時間が余ったら雑談も良いでしょう。そして、次の仕事に向かえばよいのです。

 ギリギリの所要時間で計画するから、余裕がないのです。

■ 電車遅延も回避できる


 いつも30分の余裕をもって動いていると、たいていの電車遅延はカバーできます。

 よほど陸の孤島でない限り、振替輸送が使えるからです。

 もし35分遅れても、相手にとっては5分遅れです。「すみません、5分遅れます」とメールしておけばよい。たった5分なのに、なんて律儀な人なんだろう、と絶大な信頼を得られます。

 遅れるのに、褒められるのです(笑)

 ぜひ、所要時間に30分をプラスして、スケジュールしてみてください。

 お役に立てれば幸いです!







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