カテゴリ: メール

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■そのメールにタイトルをつけるとしたら何か。

おつかれさまです。GOROLIB DESIGNです。

私の元上司(早期退職後もプログラマーとして復職しています!)に若い頃よく言われたことは「ドキュメントにはタイトルをつけろ」ということでした。

本当に口すっぱく言われたものです。

いったいこのドキュメントは何なのか?ひとことで言えば何か?

提案書なのか問題点一覧なのか、議事録なのか…

先にタイトルを考えてからドキュメントを書けとも言われました。

例えば単なる議事録に提案が混ざっていると「これは議事録でしょ?」と釘をさされたものです。

当時は「うるせーなー」と聞いていましたが(若さゆえ…すみませんでした!)タイトルがない文書にはゴールが見えないのです。今考えると至極当たり前のことでした。

先日お話しした構造分析について(元々は5w2h)も、その上司の影響が大きいです。ITとデザインは似ているところが多いのです。

■隠れたタイトルを決めてメールを書く

で、これはメールに苦戦する際にとても役立ちます。

もちろんメールの「件名」のことではありません。LINEを鑑みるとメールの件名などもはやなくていいくらいです。

参考:件名やファイル名をなくすと仕事は10倍早くなる!

そうではなくて「今送ろうとしているメールにタイトルをつけるとしたら何か」ということです。


1メール1案件は基本ですが、「納期延期のお願い」なのか「追加料金のお願い」なのか、その隠れたタイトルを意識しておくと、本当にわかりやすいメールがサクッと書けるのです。


お試しくだされ。ではでは…



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■ややこしいのはゼロ秒で電話に切り替えます。

おつかれさまです。GOROLIB DESIGNです。

ふと気付きましたが、最近メール書きで苦戦することがなくなりました。

むかしは苦戦していました。こういう背景があって、こういう経緯があって、これが問題で、そしてこれが解決策で、しかしこれにも予算があって…

長いメールでした。

もらったほうもきっとわけわからんので、わけわからんメールの応酬なんてことがよくありました。

最近、ちょいと面倒な事案はゼロ秒で電話してしまいます。

当方、建築設計少々、システム開発を十数年やってきたため、正直べしゃりは苦手でした。しかし独立前(会社を辞める)4〜5年前から営業さんと一緒に活動していたため、少しはしゃべれるようになりました。

独立してさらに(営業さんいないので自分でしゃべるしかない)、そして歳をとってさらにしゃべれるようになりました。ずうずうしくなったんでしょうね(笑)。

前置きが長くなりましたが、メールの鉄則について。

(1)1メール1案件
(2)結論は冒頭に書く
(3)ややこしいやつは電話

この3つは鉄則です(完全に経験によるものですが…)。


(1)1メール1案件
最近はみなさん加速度的にメールが増えているらしく、1メールに2つ以上用件を載せると、かなりの確率で読み飛ばされてしまいます。1メールには1案件としています。もらったほうも安心です。


(2)結論は冒頭に書く
結論を冒頭に書きます。例え複雑な経緯や当方の勝手な事情や背景があろうとも
「○○にて進めさせていただきたく、ご検討のほどよろしくお願いいたします」
と冒頭に書いちゃう。で、その後背景や経緯を書くようにしています。先方様も忙しいので、結論がokならば後半読まなくていいので…。


(3)ややこしいやつは電話
その他、トラブルの謝罪や行き違い系は迷うことなく電話にしています。

理由としては文字はどうしても冷たく感じられるのと、言葉を厳選する必要があり、それにものすごく時間がかかるためです。

ただ謝罪系は電話する前にシナリオ(こうきたらこう返すなど)を用意しておいたほうがよいです。お客様とは仲良くが一番ですが、中にはインテリヤ○ザみたいなのもいらっしゃるので。

━━━━━
アンチエイジングが声高にさけばれとりますが、歳をとるのもわるくないです。

若い頃はタクシーに乗っても運転手さんと話しができませんでしたが、「いやー今日は寒いっすなー」なんて話しができるようになりましたねぇ。

これが行き過ぎて「めいわくなじいさま」にならないように気をつけなければ…です。


ではでは。








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